Hoe pak je een verbetertraject precies aan? Dit stappenplan geeft je de nodige tips.
Stap 1. Constateren
Je constateert disfunctioneren en besluit daar iets aan te doen.
Stap 2. Gesprek
Laat de werknemer weten dat hij onvoldoende functioneert en vraag om een reactie.
Vermijd hierbij vragen als: ‘Wat vind je ervan dat we vinden dat je onvoldoende functioneert?’ Beter is het om vragen te stellen als: ‘Hoe denk je dat het komt dat je onvoldoende functioneert en wat kunnen we er volgens jou aan doen?’
Leg dit gesprek schriftelijk vast en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 3. Voorstel verbetertraject
Leg uit dat de werknemer een verbetertraject ingaat en licht toe wat dit inhoudt en wat je van hem verwacht. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:
- Welke (concrete en meetbare) punten moet hij, wat jou betreft, verbeteren voor het einde van het traject?
- Op welke datum start het verbetertraject?
- Wat houdt het verbetertraject in? Bijvoorbeeld hoelang duurt het traject, wie gaat of gaan de werknemer begeleiden, op welke datum vindt het afrondende gesprek plaats, en wanneer en waarover vindt evaluatie plaats (bijvoorbeeld: ‘We stellen iedere twee weken concrete en meetbare targets vast die we twee weken later evalueren’).
- Vermeld duidelijk dat je de werknemer hulp en begeleiding biedt bij zijn verbetertraject en dat je van de werknemer verwacht dat hij aangeeft wat hij denkt nodig te hebben om te verbeteren.
- Vermeld duidelijk wat de consequenties zijn als de werknemer wel en als de werknemer niet (voldoende) verbetert (bijvoorbeeld degradatie of ontslag).
Leg dit voorstel schriftelijk vast in de bevestiging van de gemaakte afspraken en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen. Bij werknemers in een hogere functie mag overigens ook enige zelfinzicht in de verbeterpunten worden verwacht. Je kan dus ook aan de werknemer zelf vragen welke verbeterpunten aanwezig zijn.
Stap 4. Eerste gesprek
Start het verbetertraject met het eerste gesprek. Spreek samen met de werknemer af welke (concrete en meetbare) punten bij het eerstvolgende evaluatiemoment (bijvoorbeeld na een maand) verbeterd moeten zijn.
Leg dit schriftelijk vast in het gesprekverslag en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 5. Volgend gesprek
Neem bij het volgende gesprek samen de verbeterpunten stap voor stap door en beoordeel of de werknemer de gemaakte afspraken door de werknemer is nagekomen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehouden, stel dat dan met elkaar vast en vraag de werknemer duidelijk waarom het niet is gelukt. Wijs de werknemer er nogmaals op wat de consequenties zijn als hij niet verbetert. Vraag hem of er iets is wat vanuit de werkgever gedaan kan worden om de werknemer te helpen bij het nakomen van de gemaakte afspraken. Stel vervolgens de afspraken vast die bij het volgende evaluatiemoment moeten zijn nagekomen.
Leg dit schriftelijk vast in het gesprekverslag en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 6. Tussentijdse evaluatie
Herhaal dit consequent en regelmatig, ook als de werknemer zijn functioneren naar tevredenheid verbetert en ook als gedurende het verbetertraject geen enkele verbetering te bespeuren is. De afspraken zijn gemaakt om een verbetertraject in te gaan en die afspraken moeten worden nagekomen.
Leg dit schriftelijk vast in het gesprekverslag voor tussentijdse evaluatie en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 7. Einde verbetertraject
Maak na afloop van het verbetertraject de balans op. Heeft de werknemer zijn functioneren voldoende verbeterd op de punten die aan het begin van het traject zijn afgesproken?
- Zo ja, op welke manier? Zijn er punten die de komende tijd nog extra aandacht verdienen? Is het goed om na een paar maanden weer bij elkaar te komen om te zien of het nog steeds goed gaat?
- Zo nee, waarom niet? Wat is hiervan de consequentie?
- Verlenging van het verbetertraject? Spreek dan weer een duidelijk en afgebakend traject af met concrete en controleerbare verbeterpunten.
- Herplaatsing in een andere (lagere) functie? Dit ben je verplicht te onderzoeken.
- Beëindiging dienstverband? Kijk in dit geval eerst binnen de organisatie of herplaatsing mogelijk is.
- Is beëindiging in onderling overleg mogelijk? Ofwel door beëindiging met wederzijds goedvinden ofwel door opzegging met instemming van de werknemer. Maak dan gebruik van de volgende documenten:
- bij beëindiging met wederzijds goedvinden: voorbeelddocument wettelijke bedenktijd bij beëindigingsovereenkomsten;
- bij opzegging met instemming van de werknemer: voorbeeldbrief voorstel opzegging dienstverband met instemming werknemer; voorbeeldbrief instemming met opzegging door werknemer.
- Is beëindiging in onderling overleg niet mogelijk? Dien dan een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter in. Gebruik hiervoor eventueel het voorbeeld verzoekschrift ontbinding op grond van disfunctioneren.
Leg dit schriftelijk vast in het gesprekverslag eindevaluatie en laat je werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Let op! Bewaar alle gespreksverslagen en correspondentie in het personeelsdossier van de werknemer. Verstrek kopieën van deze documenten aan de werknemer. Op deze manier kun je goed aantonen welke stappen je hebt genomen om het functioneren van de werknemer te verbeteren en dat het bedrijf zich als goed werkgever heeft gedragen.
Vragen over een verbetertraject?
Heb je vragen over het opstarten en volgen van een verbetertraject? Onze specialisten denken graag met je mee. Klik hier en neem vrijblijvend contact met ons op.